Szanowni Państwo,
działając z polecenia p. Marcina Kołodziejczaka Sekretarza Gminy oraz p. Joanny Bogusz Zastępcy Skarbnika Gminy przesyłam najważniejsze dla Państwa informacje związane z Centralnym Rejestrem Umów. Bardzo proszę o dokładne zapoznanie się z poniższą wiadomością.
Centralny Rejestr Umów (CRU JSFP) rozpoczął obowiązywać od 1 lipca 2026 r. Od tego dnia wszystkie jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek publikowania w nim informacji o nowo zawieranych umowach.
Obowiązkowi publikacji podlegają umowy (dane z umów) zawarte przez Gminę (Urząd) lub na jej rzecz, które stanowią zamówienie w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. umowy odpłatne, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług).
Obowiązkowi publikacji podlegają umowy (dane z umów) zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczególnej.
Kluczowe zatem jest to, aby umowa była odpłatna, aby jej przedmiotem było nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług (tj. stanowiły zamówienie w rozumieniu Pzp) oraz aby były zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczególnej. Umowy zawarte w formie ustnej nie podlegają obowiązkowi publikacji w CRU.
Dla uniknięcia wątpliwości przypominamy, że:
1. Forma pisemna – polega na złożeniu własnoręcznych podpisów przez strony na dokumencie obejmującym treść umowy.
Przykłady:
– umowa na wykonanie remontu podpisana przez Wójta i wykonawcę,
– umowa zlecenia podpisana przez obie strony,
– umowa na dostawę materiałów biurowych podpisana przez obie strony.
2. Forma dokumentowa – polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci dokumentu umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie. Nie wymaga własnoręcznego podpisu oraz zwrotnego potwierdzenia dokonanych uzgodnień.
Przykłady:
– zamówienie kwiatów na uroczystość gminną potwierdzone wiadomością e-mail,
– zamówienie wyżywienia np. grochówki na lokalną imprezę poprzez komunikator WhatsApp,
– zamówienie „dmuchańców” na Dzień Dziecka uzgodnione i potwierdzone wiadomościami SMS,
– zamówienie prezentów na Mikołajki dla dzieci poprzez komunikator Messenger,
– dokonanie zakupu towaru/ usługi poprzez wypełnienie formularza interaktywnego.
3. Forma elektroniczna – polega na opatrzeniu dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Przykłady:
– umowa podpisana przez strony kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi,
– umowa zawarta za pośrednictwem platformy elektronicznej wykorzystującej kwalifikowane podpisy elektroniczne.
4. Inna forma szczególna – forma wymagana przez przepisy prawa dla określonych rodzajów czynności prawnych.
Przykłady:
– akt notarialny sporządzony przez notariusza na potrzeby obrotu nieruchomościami,
– umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi,
– inne umowy, dla których przepisy wymagają zachowania szczególnej formy pod rygorem ważności.
Wydaje się, że najczęściej będziecie mieć Państwo do czynienia z umowami zawartymi w formie dokumentowej. Mówimy tu np. o zamówieniu wiązanek kwiatów za pośrednictwem wiadomości SMS, o zamówieniu „dmuchańców” na Dzień Dziecka poprzez wiadomość mailową, zamówienie innej usługi poprzez różnego rodzaju komunikatory internetowe tj. Messenger czy WhatsApp.
Proszę pamiętać, że datą zawarcia umowy jest moment, w którym ostatnia ze stron taką umowę zaakceptuje. Tj. np. wysyłając e-miał z prośbą o ofertę dmuchańców, datą zawarcia umowy będzie dzień, w którym potwierdzicie zamówienie na dmuchańce. Ta data jest kluczowa z punktu widzenia obowiązku publikacji umowy w CRU. W odniesieniu do CRU nieistotna jest data wystawienia faktury za usługę czy też data przekazania takiej faktury do urzędu.
Biorąc pod uwagę ustawowy obowiązek publikacji umowy w określonym czasie od jej zawarcia, konieczne jest niezwłoczne przekazanie zawartej przez Państwa umowy (czy to w formie pisemnej czy w formie screena wiadomości SMS czy wydruku e-maila) do osoby merytorycznie odpowiedzialnej za dany wydatek z budżetu gminy.
Zwracam szczególną uwagę, że obowiązki związane z terminowym i prawidłowym wprowadzaniem danych do CRU wynikają z przepisów prawa. Niedopełnienie tych obowiązków, podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym lub przekroczenie terminów może skutkować odpowiedzialnością.
Z wyrazami szacunku
Agnieszka Michalec-Dziedzic
Podinspektor
Tel. 61 8926-266
Email: agnieszka.michalec-dziedzic@suchylas.pl
—————————————————————–
URZĄD GMINY SUCHY LAS
Referat Budżetu i Sprawozdawczości
62-002 Suchy Las, ul. Szkolna 13
Rozpoczęły się prace nad przygotowaniem Rocznego Programu Współpracy Gminy Suchy Las z organizacjami pozarządowymi na 2027 rok.
Na przesłanie propozycji czekamy do 31 sierpnia 2026 r.
